スキャナ保存とは？保存要件をわかりやすく、簡単にたったの5分で解説

スポンサーリンク

スキャナ保存は

紙の請求書や領収書等のデータを電子化して保存するための要件や条件などが細かく決まっています

書類は原則7年の保存が義務付けられているので保管場所が必要ですが

可能なら、書類の電子化をして保管場所を減らしたいですよね

調べてみると

• タイムスタンプが必要なの？
• 帳簿入力は直ぐにしないとダメなの？
• 手間暇だけかかるの？

といったネガティブの情報がたくさん出てきます

これだけ見ると

学ぶ意欲が失せるのもわかります

国の制度はいちいち

言葉が難しくて概要とか読む気なくなりますよね

この記事では

わかりやすく、簡単に！5分で読めるボリュームにまとめて解説します

• スキャナ保存の概要
• スキャナ保存の要件

をわかりやすく解説していきます

自分たちはやったほうがいいのか？など悩んでいる方の一助になればと思います

スキャナ保存とは？

スポンサーリンク

紙で授受した請求書や領収書等の取引関係書類をスキャナ等で読み取ってデータで保存する制度です

こういった企業の悩みを解決する制度です

スキャナ保存の要件は次の通りです

この要件がかなり細かいです

それぞれの要件もわかりやすく、簡単に解決していくのでいっしょに確認しましょう

スキャナ保存の保存要件とは

スキャナ保存の保存要件は

上記のことが決められています

分類は次の真実性の要件や可視性の要件に関わってくるので重要です

重要書類	・領収書　・契約書　・預金通帳　・請求書　・納品書　等
一般書類	・検収書　・見積書　・注文書　・契約の申込書（約款有）　等

重要書類は資金や物の流れに直結する大事な書類が区分けされています

他の書類はどの分類かは国税庁のサイトをご覧ください→こちら（問２です）

スキャナ保存の真実性の要件とは

スキャン保存の真実性の要件は

きちんと要件通りに保存すれば、正規の請求書や領収書等のデータとして認めます

という条件のことです

条件がかなり細かく、これを見てやるの止めた！って人も続出です

それでは、真実性の要件は次の通りです

入力期間の制限（重要）	原則は書類の授受後、7営業日以内に帳簿へ入力が必要です（最長は2カ月と7営業日）
一定水準以上の解像度で読み取り（重要・一般）	200dpi以上の設定で読み取る必要があります
タイムスタンプの付与（重要・一般）	原則は書類の授受後、7営業日以内にタイムスタンプの付与が必要です（最長は2カ月と7営業日）
ヴァージョン管理（重要・一般）	訂正や削除の事実と内容の確認を履歴管理する必要がある

重要書類と一般書類で条件が違います
表では重要・一般という形で要件に記載

スキャナ保存の可視性の要件とは

スキャナ保存の可視性の要件とは税務調査があった時に

データを検索できて、キレイに表示・出力できるようにしてね

ということです

こちらは相互関連性や検索要件がネックです

可視性の要件は次の通りです

スキャン文書と帳簿の相互関連性が必要（重要）	スキャン文書に通し番号等を付け、帳簿と関連付けなどをする必要があります
見読可能装置の備え付け（重要・一般）	モニターやプリンターの準備が必要です
整然・明瞭出力（重要・一般）	書類を判別できる体裁で出力できる必要があります
開発関係書類等の備え付け（重要・一般）	自社システムは仕様書等、市販ソフトはマニュアル、保存に関する事務処理規定等の備え付けが必要です
検索機能の確保	取引年月日その他日付、取引先、取引金額で検索できる必要があります

重要書類と一般書類で条件が違います
表では重要・一般という形で要件に記載

スキャナ保存のまとめ

スポンサーリンク

スキャナ保存とは

保存するための要件は2つ

真実性の要件は

可視性の要件は

となります

スキャナ保存は要件が細かくなかなか導入に踏み切れない人も多いと思います

紙の保存にそこまで苦労していなければ、わざわざ導入する必要もありません

スキャナ保存の税制改正で変わっている部分は次の記事で紹介します