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スキャナ保存は
紙の請求書や領収書等のデータを電子化して保存するための要件や条件などが細かく決まっています
スキャナ保存についての記事はこちら↓
この記事では
- どの要件不要になっているのか
- どの要件が緩和されているのか
スキャナ保存の税制改正の内容を解説していきます
国も電子化を推進しているので導入しやすくはなっています
個人的にはもっと導入しやすくなってほしい
令和5年度のスキャナ保存の税制改正
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令和6年1月1日以後に適用される改正内容です
令和5年度税制改正パンフレットはこちら
解像度・階調・大きさに関する情報の保存が不要
スキャンした際の解像度や色の階調設定、請求書や領収書等の大きさの情報を保存する必要がありましたが不要になりました
情報の保存は不要ですが、200dpi以上でカラースキャンといった要件はそのままです
入力者等情報の確認要件が不要
スキャンして入力した人と入力した人を監督する人を記載した書面を備え付ける必要がありましたが不要になりました
これは書類を一度作るだけなので、そこまでの手間ではありませんでしたが余計な事務処理は無いほうが助かりますね
帳簿との相互関連性の確保が重要書類のみ
スキャンしたデータに管理用の通し番号などを付与して、帳簿の記載内容と関連付けをする必要がありました
その対象書類から一般書類が除外されました
スキャン、入力するたびに関連付けする書類の幅が減って事務処理はかなり助かります
令和3年度のスキャナ保存の税制改正
令和4年1月1日以後に適用されている税制改正です
既に適用されているため直ぐに改善することが可能です
税務署長の事前承認制度が廃止
従来は所轄税務署長の承認が必要でしたが不要になりました
そのため、課税期間の途中でもスキャナ保存ができるようになりました
スキャナ保存やりたいけど、来期まで待たなくてよくなったので柔軟な対応ができるようになったよ
タイムスタンプの要件が緩和
コスト面・運用面のすべてでスキャナ保存の導入のネックになっていたタイムスタンプの条件が大幅に緩和されました
従来はタイムスタンプが必須かつ、タイムスタンプの付与が書類の受領後3日以内でした
事務作業をしている人からしたら、かなり厳しい要件なのが分かると思います
これが改正後は以下のようになりました
- 電子データの訂正・削除が確認できるシステム（又は訂正・削除ができないシステム）
- 原則7営業日（最長2カ月と7営業日）に入力されたことを確認できる時刻証明機能を備える
この2つの条件を満たした場合、タイムスタンプの付与が不要になります
クラウドサービスでも対応可能なので、自社でサービスを組まなくてもいいのがメリットですが注意点があります
時刻証明機能は自社のシステムでは不可です
必ず、他社の時刻証明機能を使うようにしましょう
詳細はスキャナ保存の一問一答（問31）
限定的でもタイムスタンプの付与が不要になる税制改正は界隈に衝撃が走りました
検索要件が緩和
スキャンした電子データは税務調査時に検索しやすいように検索要件が設けられていました
従来の要件
- 取引年月日その他日付、取引金額、その他主要な記録項目で検索できること
- 日付又は金額に係る記録項目について範囲指定検索できること
- 2項目以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること
これらの要件が改正後は下記のように改正されました
- 取引年月日その他日付、取引金額、取引先で検索できること
- ②と③は税務職員による質問調査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合は不要
受領者本人がスキャンした時の自署が不要
受領者本人がスキャンする時に、スキャンした書類にフルネームで自署する必要がありましたが不要になりました
すべての書類にフルネームで自署って地味に面倒くさい要件でしたね笑
適正事務処理要件が廃止
従来は複数人で相互に監視し、担当者以外の第三者がチェックする体制の整備や再発防止の事務処理規定の作成が必要でした
これが廃止になり、事務処理の大幅な削減になりました
スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の罰則を変更
従来はスキャナ保存の税務署長の承認が取り消されるだけでした
税務署長の承認が不要になることで罰則が強化されます
不正によって生じた申告漏れ等に課される重加算税が10%アップします
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